先列好工作清单，知道你在选择场地时需要注意哪些事项，如此更能帮助你正确选择适当的开会场地。

一、会议场地地区

1.费用(成本)与便利性。

2.是否邻近机场。

3.轿车或出租车是否足够。

4.充足的停车空间。

5.如果需要，接送交通工具是否充足，费用情况。

二、会议场地环境

1.当地有何观光点。

2.购物。

3.休闲活动。

4.气候状况。

5.环境是否良好。

6.餐厅。

7.当地治安是否良好。

8.社区经济状况。

9.当地给予外界的评价、过去会议举行情况。

10.当地会议局或观光旅游局支持与服务情况。

11.会议周边供应厂商的经验、设备是否足够，如视听器材公司、展览公司、事务机器公司与安全方面。

三、会议场地设备

1.警卫人员与服务人员是否友好、做事效率如何。

2.大厅是否整洁，吸引人。

3.报到处是否容易找到：1)是否有足够房间供工作人员使用。2)是否足以处理check-in/check-out的高峰时段。3)接待处的人力是否足。

4.当人数众多时是否有足够的电梯设备。

5.询问处是否全天候有人值班。

6.立即回复有关电话询问，尽速转送留言。

7.对客人的服务：1)药房。2)礼品店。3)柜台服务。4)保险箱。

8.舒适、整洁的饭店住房：1)家具是否完好。2)现代化冲浴设备。3)充足光线。4)足够的衣橱空间与衣架。5)烟雾警示器。6)火灾逃生资料是否清楚。7)冰箱和小酒吧。8)走道是否整洁，包括清洁人员是否尽速清理通道、烟灰。9)是否在每层楼有冰块和饮料。10)电梯服务。11)标准房与豪华房的大小。12)是否有特别楼层提供特殊服务。13)豪华套房的数量与形式，客厅、卧室尺寸和睡床类型的简介。14)订房的程序和方法。15)房间类别，如高楼层或低楼层，面海景或面山景。16)每一种类别的房间数。17)有多少房间数可以使用，如果需要，对早来晚走的与会者如何处理。18)会议房价与一般房价如何。19)何时能提供确定的会议房价。20)是否需要保证数量与订金。21)进房与退房的时间。22)什么时间取消已预订的房间。23)付款方式。24)接受哪几种信用卡。25)万一取消订房，退款方式为何。

四、会场空间

1．会议室尺寸(面积)。

2．当会议室做不同座位安排时，其容量如何。

3．会议室隔音设备是否良好。

4．电源开关、冷暖气控制是否单独分开。

5．会议室的音响效果，是否有良好音响系统。

6．固定设备如黑板、银幕和家具。

7．障碍物如圆柱。

8．视听设备：1)视听效果，是否后座的人可以看到银幕。2)会议室天花板高度。3)是否有装饰灯架。4)装饰的镜子是否会反光。5)是否有窗帘遮住窗户光线。6)电源控制位置。

9．火灾逃生口。

10．公共区域是否整洁。

11．相同性质的会议室是否在同一层楼或分在不同楼层举行。

12．房间和公用电话是否很方便。

13．洗手间数量、位置，是否干净。

14．衣帽问数量、位置。

15．其他服务：1)足够空间放置家具和器材。2)良好光线。3)很容易让与会者找到。4)足够的电源插座。5)安全性。6）提供水、纸、笔。

16．设备：1)桌子：①1．83米宽x2．44米长。②一般教室桌宽38．1~45．7厘米。2)椅子：舒适并适合较长会议使用。3)舞台：①不同高度的舞台②有地毯和铺裙边的舞台?屏幕（投影或者LED）。4)讲台：①站立式讲台。②有灯光的讲台。5)黑板和布告栏。6)指示架。7)废纸篓与垃圾桶。8)照明灯与辅助灯设备。9)灯光控制盘。10)报到台。11)麦克风。

五、会议场地餐饮服务

1．公共区：1)清洁与外观。2)备菜区是否干净。3)在最忙时段是否有足够人力。4)工作人员态度。5)有效、快速的服务。6)各式菜单。7)价格范围。8)预订的方式。9)是否可能增加食物放置区域(如走廊)作为早餐或简单午餐的场地。

2．大型活动：1)费用(成本)。2)创意性。3)质量与服务。4)多样菜单。5)税和小费。6)在活动前要求涨价。7)特别服务。8)特制菜单。9)提供主题宴会的建议。10)独特的茶点。11)素食和节食者的食物。12)餐桌布置。13)舞池。14)宴会桌的尺寸。15)8人座/10人座。

3．酒店的规定：禁止服务时段。

4．现金交易酒吧规定：1)调酒师费用和最低计费小时。2)出纳人员费用。3)点心价格。4)保证数量规定。5)何时需要提供保证数量。6)准备的份量超过保证，数量的最大极限。