南昌会议会务公司江西正九传媒如何做好大型会议执行

（一）会前执行

会前执行内容

1、会议经费预算

2、会议场所选择及布置

3、会议相关物品设计及制作

4、 会议礼品策划及准备

5、会议资料和会议用品筹备

6、发送会议信息、会议联络、会议邀请

7、 工作人员培训

8、整理会议回执、确定与会人员名单及分组

会场选择原则

1、考察会场的规格标准及各种会议配套的条件。考虑会场的装潢设计水平、设施设备档次、会场的服务水平等。

2、考察会场的交通条件及环境，交通是否便利，停车是否可行，周边的环境是否有吸引力，会场的空气质量和噪音大小如何，能否创造合适的气氛和环境、突出会议的主题等。

3、考察会场接待能力。会从参会的人数、会议室数量进行综合考虑场大小是否合适，是否具有会议所需的场馆，以及住宿、餐饮、交通等基础设施的接待条件。

4、建立会场考察情况记录表，以便进行数据分析。

5、安全和其他标准。是否设置了火灾警报和消防设施，是否有安全出口，是否标明了撤离程序，是否配备了保险箱。

会议筹备秘书服务

1、会议资料与会议资料袋准备。资料袋装有与会者在会议期间所需要的各种信息，同时也包括便于客人了解会议的资料和闲暇时间娱乐所需的资料。

2、准备参会登记表，使用何种登记形式要视会议规模的大小、会议种类而定。常见几种：A、签到登记薄 B、宣传册签到薄 C、签到卡片 D、电子签到卡

3、会议通知与整理会议回执。及时整理和掌握参会者信息和变动。

4、票证准备。会议期间会用到宴会餐券等各种票证，餐券或其他特殊活动的票证要求按时间、用途写清楚。发放票证是控制人数的一种好方法，尤其是在特殊活动中以票证为凭证可以掌握出席的准确人数。

5、制作参会证。参会证是会议期间参会人员凭证。

6、建立通讯录。与会者通讯录便于与会者查找同事、老友，结识同行业的新朋友，也便于以后联系及交往。

7、编制会务手册。会务手册详细说明会议日程安排或相关信息。

会议场地布置

会议场地要体现出与会议主题、进程相协调、相适应的气氛；场内标志要显著、明确，方便与会者的参与和利用。

1、主席台布置（鲜花、茶杯、桌签、纸笔、话筒等）

2、背景台布置（背景板、横幅）

3、会场座位布置（剧院式、课桌式、座谈式等）

4、安排视听设备（视听设备、同步翻译、速记、摄录等，落实并试调安装）

5、会场其他气氛营造

（二）会中执行

会中执行内容

会中执行是对会议执行方案的具体执行及现场管理、监控，其主要内容为：

1、会议接待

（1）报到、签到服务

（2）迎送、引导服务

（3）住宿安排

（4）用餐安排

（5）VIP管理

2、迎送和引导服务

（1）通过会议回执和报名表了解与会人员情况，包括姓名、性别、年龄、身份、职务、民族、宗教信仰、生活习俗、健康状况、所代表的组织机构等基本情况；参会目的；抵离的时间和所选择的交通工具等。

（2）不同的客人按不同的方式迎接：对于邀请的VIP、嘉宾和重要发言人，遵循身份相当原则安排工作人员和车辆迎送。迎接重要嘉宾鲜花接站。

（3）掌握到达和离开的时间，如有变化，及时通知有关人员。

3、会议现场执行及监控

（1）现场秩序维护

（2）会议内容记录

（3）会议议程中的协助执行

（4）茶歇安排

（5）会中活动安排

（6）会议礼仪主持服务

（7）摄影摄像服务

（8）外语翻译服务

4、会议报到与签订

（1）签到工作内容包括迎宾、签到登记、名片收集、交费、领取会议资料和各种票证。

（2）根据不同类型不同规模确定报到与签到方式，主要方式有：登记簿签到、签到墙签到、电子卡签到等。

（3）会议资讯传递与咨询服务。

5、住宿安排

（1）通过会议回执、掌握与会人员的需求信息，并与之确认；

（2）与酒店确认准确用房数量、用房类型；

（三）会后执行

会后执行内容：

1、安排考察活动

（1）商务考察

（2）观光

（3）文艺汇演

2、清理会场

（1）收集整理会议资料

（2）物料清点，回收利用

（3）清理会场

3、安排返离

（1）组织合影留念

（2）预定返程票

（3）告别欢送，安排车辆送机等

4、结算会议经费（准确及时结算、开具发票、做好登记、统计）

5、会议感谢，代发感谢函

6、会议总结

（1）资料归档 

（2）结案、总结

7、会议评估

（1）评估会议效果

（2）评估会议工作质量