在选择酒店前要了解会议基本情况：包括了会议的人数、会议类型、名称、时间、会议的特殊要求、与会者的风俗习惯，付款方式和收费金额等。会前策划的选场地环节，需要依据当地可提供的会议资源状况及该会议的程序、预计的与会人数、与会人员的背景情况，以及最重要的会议目的、目标和与会者的偏好等因素综合考虑。南昌会务公司-江西正九策划传媒有限公司对于酒店选择有以下几点建议：

首先需要选的是酒店性质，按照会议的具体需求，找到合适的酒店：

   第一，商务型酒店：

   这类酒店无论在外部设计，还是在内部装修，以及可提供的先进通讯工具、适合会务的商用场地上（有特定的商务楼层），一般都充分体现了现代商务高效、快捷的内涵。酒店既能接待小型会议也能接待大型会议，有一个或多个多功能厅，24小时全天候办公，有较强的服务能力，此外还有多个中、西式餐厅、各种商店、健身房、游泳池等设施。

   第二，度假型酒店：

   这类酒店一般建在胜地或海边，外部设计、园林规划、内部装修都充分体现了当地特色，集休闲、娱乐于一体。同时随着社会的发展，度假型酒店也能提供相应的会议设施、美食和各种代表地方和季节特色的活动，这些无疑大大方便了会议单位。

   另外需要考虑的因素是地域，可以分成两类：

   第一种是在市中心，选择会议举办地在位于市中心的情况是：

   在选择位于市中心的酒店时需考虑酒店与机场距离（包括交通是否拥挤）。如果与会者来自国内或本地区，那么选择这样的酒店是明智的。会议筹划者一般喜欢选择位于理想的城市里且设施和功能齐全的市中心酒店，这样与会者的随行家属便有很多活动可做。

   第二种是位于市郊，适合将会议在市郊地区举办的情况是：

   对于当地可驱车前往的与会者来说，这类酒店是大受欢迎的；而对于交易会和新产品展示会，需要选择有展厅的场所，还要求到达会场几所在城市的交通必须便利。
在选择酒店是一定要了解会议厅
在选择会议厅之前，必须做足功课，充分的了解与会人数、附近的交通情况等等，同时要事先预计与会人数、与会人员的背景情况，以及最重要的会议目的、目标和与会者的偏好等因素综合考虑。在选择会议厅前，根据会议需求，选择合适的会议厅，有利于会议的进行与完成。
会议器材
会议摄像机、投影机等现代会议器材为会议的开启带来了极大的便利，并逐渐成为了会议活动中不可或缺的存在，在选择酒店会议厅之前，必须先行了解其是否能提供完备的会议器材，如果没有，另行租借是否方便，以免临时的需求而手忙脚乱。
还有酒店宴会接待能力和服务水平
1、宴会开启前、除了做全常规服务的准备工作之外，会场工作人员必要对于客户的其他的要求，并将其列在备忘录上，同时做好跟进服务，争取做到每一位客户的要求都能被满足。
2、宴会开启前都对宴会会场中的各部分进行检查并确认正常，其中包括了会场布置、会场的清洁以及会场设备功能的正常使用。
3、宴会服务，宴会开始前应该将服务人员的分配区域划分好，并配备好足够的服务人员，同时检查餐桌上的摆设是否一致或者有所遗漏。
4、请客户宴会、会议负责人提前到达检查场地，若有不甚满意之处，可即协商更正；告诉宴会、会议负责人你会一直留在宴会中，若有需要之处，请他随时找你
5、若是重要宴会、会议，提前安排美工到场拍摄。