会务，指有关会议议程安排的事务，关于某些团体组织或会议的事务。 会务，从字面上来解释就是对会议进行服务，本身其实是一个短语，现在会务已经逐渐成为了一个词语，很多人现在说的会务，其实就是指会议。对于策划一个会议而言，分为三个阶段，会前准备，会中控制与会后总结跟踪，所以，好的开头直接影响一场会议最终成功与否，事前准备在会议策划中起着关键的作用。

 


对于大型的会议而言，需要考虑的程序更加复杂，也需要关注到更多的细节，那么，以怎样的方向和顺序来进行会前准备，才能使会议有条不紊地进行呢？为确保会议规范、有序的进行，应从细出入手，江西会务公司-江西正九策划传媒认为注重把握以下几方面细节。

一是要有细化的方案。

会前准备工作要根据会议任务制定详细的工作方案。在详细的工作方案中，首先需要确定会议名称，明确会议的主要意义和目的，因为接下来的准备活动，都要围绕着会议主题进行布置和协调。

明确会议名称之后，就要开展更加具体的准备活动了，确定会议时间和会议地点，根据会议的议程，决定会议的时间点分布以及根据参会人员等确定举办会议的具体地点，方便会议的进行。

确定地点的过程中，要考虑到举行的地点是否能满足会议举行所需要的条件，比如会议现场是否能容纳计划参与会议的人数数量，是否具备会议所需的设备条件，是否支持会议的计划开展形式等。

最后是要确定参与会议的人员和会议议程。明确与会人员的类别和会议各项议题以及会议开展的时间表，开展形式说明以及主持人名单确定等。

会前准备工作具有很强的时限性，各工作小组要紧紧围绕职责分工抓好落实。一般由会议承办部门成立会务组、宣传组、后勤组、安全保卫组等工作小组，将工作方案中的任务分解，逐一明确相关事项和环节的具体责任人，并列表印发，使各项任务职责分明、一目了然。

二是要仔细检查。

这是落实方案、保证开好会议的重要一步。会前检查可采用听取汇报和现场检查两种方式。

会议承办部门要根据计划进度定期听取各工作小组情况汇报，协调解决相关问题。

会场布置是现场检查的重点，从主席台布置到座位安排，从话筒到茶水摆放都要一一检查，对落实不到位或衔接不够的地方，要及时发现、及时督促、及时整改。

三是要落实到细节处。

会前准备工作一般时间都很紧急，各工作小组要紧紧围绕职责分工抓好落实。起草会议文件和落实与会人员，是会前准备的两个关键要素。会议议程和日程安排、重要讲话稿、邀请出席列席人员、上主席台人员、各组召集人名单等文件从起草到定稿要经过多次修改和讨论，甚至定稿后还会受到各种变化因素的影响，所以在印制上应该推迟一定的时间。

做到严谨对待会议文件，在装袋前，要对所有应发材料进行全面核实，确保资料齐全、次序不乱。

由于与会人员所在单位的不同，在落实联系参会人员上，必要时采用邮箱、短信、电话等多种方式通知，确保可以与与会人眼保持联系，随时知晓会议计划细节或变动，保证会议顺利进行。

需要被通知单位反馈名单和提供有关材料的，要及时催办，确保可以手机到齐全的材料。

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