如果会议属于业务汇报或者产品介绍，那么有关的资料和样品是必不可少的。比如在介绍一种新产品时，单凭口头泛泛而谈是不能给人留下深刻印象的，如果给大家展示一个具体的样品，结合样品一一介绍它的特点和优点，那么给大家留下的印象就会深刻得多

会议签到表的准备
在准备会议前期工作时，除了要预订会议场地，联系参加会议的人员，准备相关的会议文案，给参会人员准备会议资料带之外，会议公司提醒还有最重要的，会议签到表，会议签到表要放置在会议场的前方，让参加会议的人员到来时可以签到。这也是会后了解哪些人员参加了会议，哪些人员没有参加会议最好的证明。

给参会人员准备资料带
会议公司建议一些正式的会议场合，一定要给参加会议的参会人员准备一个资料带，在资料带中要包括以下资料，有会议的相关议程，有参加会议的有关领导或者相关人士的发言提纲，还有与会议相关的文字图画的资料说明，在资料带中还可以为参加会议的人员准备一些可以记录文字时使用的表格或者笔记本，这样可以很大程度的方便参加会议的人员。
 
会议前期文案
对于会议前期的文案准备工作，许多与会人员都会明确要求给出具体的会议过程。其中会议文案中要写清楚，此次会议的目的是什么，参会的都有哪些人员，包括会议举行的地点，参加会议的过程中需要注意的事项，以及会议餐饮以及会议住宿的安排等，对于会议文案要求一定要清新自然，让人能够一目了然。

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