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抚州企业年会策划公司如何选择年会场地
对于举办一场成功的年会,选择一个合适的场地是前提。找到新颖的场所和设计独特的年会内容可以创造出令人难忘的场景。
江西正九年会策划公司提醒您,企业年会策划一定不能盲目的寻找场地,而是在开始寻找活动场地前,要进行活动构想,制作活动规划表,深入了解活动空间、活动以及供应商的需求。如果活动的首要要素不具备,那么其他要素,——雄伟建筑、精致陈设、富丽堂皇——再完美也无关紧要。因此我们在选择活动场地的时候应结合活动策划方案,整体思考分析。
需求信息
作为活动组织者,我们需要尽量多的收集到基本信息。主要包括活动性质、时间、地域范围、规模人数、预算、特殊要求。根据这些活动基本信息,筛选适合的场地。我们不应该把场地局限在宴会厅,要尽量营造出神奇的效果,但首先要对年会策划与实施的所有相关情况提前进行准备。
档期查询
下面就是依次向场地方电话沟通,首先是求证信息的准确性。场地大小,场地所具有的基础设备,场地使用费用,档期有没有等。如果场地方表明已有人预定场地,也不要马上排除,询问场地方其他客户是否付定金。如果预定场地方未付定金,还是有机会可以使用该场地。
候选场地
根据活动的信息去寻找满足需求的场地。可以通过场地分类网站、地图等方式搜索,或者通过专业的年会策划公司建议。把找到的场地信息汇总,并分为自己意向比较强烈主选和意向一般的备选两大类。
实地考察
通过电话一轮的咨询,进一步聚焦了候选年会场地,一般在2~3家。接下来就可以和场地的销售经理预约看场地了,建议集中一天把候选场地都考察一遍。 实地考察场地,考察哪些内容:
①场地环境
场地的环境,对营造一个想要的氛围十分的重要。首先看到的一定是年会场地的外部环境,交通,文化氛围是否符合活动要求,需要有一个大体的评估。
走进场地,第.一印象很重要,场地的格调、陈设是否陈旧,卫生条件如何,周围是否有噪声干扰,都是考察时需要注意到的问题。
接着是活动最主要的主会场,场地大小是否符合人数要求,层高有多高,是否影响活动的舞台、灯光设置。场地内是否有柱子,如果有柱子,是否会阻碍观众视线等。和主会场相关的VIP室、化妆间的设置、客房甚至是卫生间都要依次考察,特别是贵宾可能入住的房间环境都要实地体验,以便分辨年会场地是否合乎要求。蕞好向酒店索要一张平面图,以便后期规划。
②场地服务
场地销售及场地服务人员是否专业,若在酒店使用会场举办活动或宴请,是否提供免费停车等附加服务。
③场地设备
考察年会场地时,注意询问场地设备,如果活动需要使用酒店设备,如酒店自带舞台灯光,麦克风,音响,投影,LED大屏幕等设备,都要依次打开试听。如需使用酒店舞台,需要了解酒店提供的舞台多大多高,舞台摆放位置,红毯、踏步是否有提供等。
④场地餐饮
是否提供餐饮服务(有些酒店只提供住宿,不提供餐饮)不同餐标的菜单是什么样的菜品,有什么口味特色等。
⑤场地报价
在关于场地的价格方面,我们要详细了解餐饮菜单价格,是否可以自带酒水,如果可以自带,酒水是否有加收开瓶费;场地租赁费,设备租赁费,若活动举办,蕞早可以何时进场搭建,是否有进场费等。
⑥场地安保
消防设备的位置,安全通道在什么位置,是否畅通。场地安全用电在多少功率之内。
江西正九策划传媒有限公司是经江西省工商局批准,位于省会南昌,按现代化服务理念组建的一家专业会议服务有限公司。专门承接政府及企业的工作年会、研讨会、经销商会、产品推广、新闻发布会、培训会、销售奖励、交流学习等各种会议;专业提供会议会展策划、组织接待、酒店客房预订、票务代理、旅游咨询、活动庆典、租赁服务、公关活动、礼仪服务、会议礼品订制等一站式综合服务。
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