南昌会议会展公司江西正九策划传媒有限公司提示会议执行时需要注意的一些细节。一般在找到适当的会议承办商后，并不意味着作为会议执行方的您就没有什么可做的了，要想会议能够顺利进行,正九传媒认为还需要主办方深入把握以下这些细节工作：

1、 在会议开始之前，全局性的总体策划还得由您来做，做出会议进程“时间进度表”；

2、 会议开始时参与报到工作，作好协调工作，分发资料，同时可以认识新朋友，加深与老朋友的关系。如果与会代表是要交会务费的，您还得负责收取会务费。

3、 如果会议形式比较郑重，除电话联系外，需要以书面文件或通知单、邀请函的形式与各单位联系，并取得明确答复（如书面文件或通知单、邀请函需特殊制作，您还得与印刷厂商协商处理）。

4、 取得会议承办方开出的可提供的服务项目表，针对所需的服务与会议承办方签署相关协议、合同，以法律手段保护自己的合法权益。

5、 您必须自己制定出会议日程表和会议演讲稿及相关报告内容，如果会议内容并不涉及内部机密，也可将情况告之会议承办方，请他们协助制定。

6、 在有了会议承办方帮助联系酒店、机场、餐厅、广告公司、印刷厂商、车队等单位的同时，根据“时间进度表”进行及时的询问，落实计划的进度。

7、 正式会议开始之前，检查会场的布置工作（灯光、音响、场形、绿化和特殊设备），确保万无一失。

8、 报到结束后，及时通知会议承办方最准确的人数、房间数，多出或少出的房间及时与酒店协商解决，避免酒店和您不必要的麻烦。

9、 一般情况下以电话通知各单位在何时、何地举行会议，并确认各单位与会代表人数。

10、 制定与公司和此会议的总目标相一致财务预算，定金一般是先预交总费用的50%，其余费用会议结束时一并解清。

11、 与会议承办方协商制定出合理的用餐、叫醒、开会时间。

12、 做好会议期间的协调工作。

13、 会议结束后，要检查会场，带回剩余材料、席签等。

14、.组织送站。根据与会人员离会时间，提前安排车辆、送站人员等。

15、.会议结束后，做好会议文件的清退、收集、归档工作。