会议活动遍布于我们的日常工作中

小到一个项目组的决定

大到影响一个集团甚至国家的政策

都要经历一个开会商讨的过程

会议的筹备工作表面上看显得纷繁复杂

但实际上还是有章可循的

关于会议的筹备，具体要做好以下十项工作

一、确定会议名称

会议名称也就是会议的题目，规范的会议名称一般由三部分组成：一是会议范围，二是会议内容，三是会议性质。如“全国卫生工作会议” 等。

二、初定会议步骤

会议步骤包括会议的议程、程序、日程等。会议的步骤是会议有条不紊进行的保证，一旦经过领导批准，切不可随意变动。

三、草拟会议通知

会议通知一般包括会议的名称、开会的目的和主要内容、会期、会议地点和食宿地点、与会人员、报到的日期和地点、需要携带的材料和数量及材料的打印规格、个人支付的费用、主办单位、联系人和联系电话等要素。

四、会议经费预算

会议经费预算开支的项目一般包括与会人员的食宿费、会场的租用费、会标的制作费、会务组和工作人员的房费、胶卷购买和冲洗费用等。

五、办理会议报批

会议的请示要讲清开会的理由、会议的议程、会议的时间及会期、地点、参加会议的人数和人员级别、会议的经费预算和准备情况等。

六、下发会议通知

会议通知务必经过处室领导审核，主管领导签发。下发会议通知要专人负责，避免遗漏、错发和重发。下发会议通知应注意两点：一是会议通知下发要及时，二是会议通知发出后要抓反馈。

七、准备会议材料

会议材料主要有三种：一是会议文件；二是讲话材料；三是会议主持词。

主持词的起草要注意三点：一是要力求文字口语化。二是要注意会议程序的衔接。三是主持词的内容要提纲挈领，不要有论述性的话语，篇幅不宜太长，以免冲谈会议的主题。

八、选择布置会场

主要有：一是会标的布置。会标应与会议的名称一致，字数要少而精。二是席位卡的摆放。主席台上摆放席位卡的原

九、明确人员分工

会议的会务人员可分三个小组，一是秘书组，负责会议文件、领导讲话稿等材料的起草、整理会议记录、编发会议简报和会议材料的归档等工作；二是材料组，负责会议材料袋的购买、材料的装袋和分发，以及会议的签到等工作；三是接待组，负责与会人员的食宿安排、会场布置以及工作人员的安排，此外还要做好会议经费的预决算工作。

十、会前全面检查

会前的全面检查是落实会议准备工作的重要环节，会前检查一般分为三个步骤：一是听取会议所有筹备人员的口头汇报；二是到现场实地检查；三是针对可能遗漏的问题，进一步采取补救措施。

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