您当前所在的位置:南昌会议会务展会公司 > 最新资讯 > 公司新闻 >

樟树会展公司会议前准备的几个要点

会前准备工作是否充分,是决定会议能否成功的关键环节。

要点一:方案要细

会前准备工作要根据会议任务制定详细的工作方案。小型会议一般不会成立专门的会务组和负责人,但同样需要细致的人来组织和策划。而大型的会议,一般要在大会秘书处成立秘书组、会务组、宣传组、后勤组、安全保卫组等工作小组,将工作方案中的任务分解,逐一明确相关事项和环节的具体责任人,并列表印发,使各项任务职责分明、一目了然。细致的方案才能保证会议的正常进行。

要点二:落实要细

会前准备工作具有很强的时限性,各工作小组要紧紧围绕职责分工抓好落实。起草会议文件和落实与会人员,是会前准备的两个关键要素。计划好了,就是正式实施的时候,这个实施的过程很重要,落实到每个细节,确保没有问题,是会议成功的关键因素。

会议文件中的议程和日程安排涉及大会的主要任务和总体安排,是各组工作的指导性文件;重要讲话稿是大会的重要文件;邀请出席列席人员、上主席台人员、各组召集人名单等也是有明确要求的程序性文件。上述文件从起草到定稿要经过多次修改和讨论,甚至定稿后还会受到各种变化因素的影响,应适当推迟印制时间。会议文件装袋前,要对所有应发材料进行全面核实,确保资料齐全、次序不乱。

落实与会人员要根据所在单位的不同,采用文字、短信、电报、传真、电话等多种方式通知,确保及时准确、无遗漏;需要被通知单位反馈名单和提供有关材料的,要及时催办、收集齐全。

要点三:检查要细

这是落实方案、保证开好会议的重要一步。会前检查可采用听取汇报和现场检查两种方式。大会秘书处要根据计划进度定期听取各工作小组情况汇报,协调解决相关问题。
会场布置是现场检查的重点,有必要安排专门的人进行不定期、不定点检查,从主席台布置到座位安排,从话筒到碟片都要一一检查,对落实不到位或衔接不够的地方,要及时发现、及时督促、及时整改。

上一篇:丰城会展公司会议前准备的几个要点 下一篇:高安会展公司无效会议的原因有哪些

在线客服

  • 点击这里给我发消息
  • 二维码

    微信扫一扫